20% знижки на курс англійської по промокоду ENGLISHBLOG!

Деловое письмо на английском

Писание
7 минут читать
04.08.2024
0
0
64

Деловые письма в современном мире являются неотъемлемой частью профессиональной коммуникации. Они используются для официального обмена информацией между лицами, компаниями или организациями.

В мире новейших технологий коммуникационные перемены становятся ключевым элементом профессиональной жизни. Социальные сети и другие платформы 👩‍💻 превращают деловое письмо на английском в мощный инструмент, особенно в условиях глобализации, когда компании привлекают таланты со всего мира.

Виды деловых писем

Многие люди испытывают волнение, когда пишут деловое письмо на английском, считая что эта задача требует отличных навыков и развернутого словарного запаса. Поэтому мы рассмотрим разные виды деловых писем:

  • Письмо-жалоба (Complaint Letter)

Используется для выражения неудовлетворения 😤 или разочарования относительно качества товаров или услуг. Структурирован он содержит четкое описание проблемы, детали возникшей ситуации и требования к решению проблемы.

  • Письмо-запрос (Inquiry Letter)

Помогает уточнять детали по конкретному делу, товару или услуге. В письме часто содержится вежливое выражение интереса, конкретные вопросы и просьба предоставить подробные ответы.

  • Рекомендательное письмо (Letter of Recommendation)

Письмо-рекомендация – свидетельство о квалификации и профессиональных качествах лица от работодателя или коллеги. Приводятся примеры достижений 🏆, характеристики и навыки, делая его ценным для поступления на работу, получения образования или других возможностей.

  • Письмо-подтверждение (Acknowledgment Letter)

Письмо-подтверждение – для официального подтверждения получения письма или информации. Обычно включает благодарность за предоставленную информацию и готовность действовать в соответствии с указаниями.

  • Заявление об увольнении (Letter of Resignation)

Заявление об увольнении – это официальное уведомление работодателя о намерении сотрудника покинуть работу 🏃‍♂. Обычно указывается причина ухода, срок предупреждения и благодарность за возможность работать в компании.

  • Письмо-поздравление (Letter of Congratulation)

Письмо поздравления направляется для выражения радости и поздравления с важным событием или достижением, используя выражения искренности и положительные пожелания. Это письмо способствует укреплению отношений и выражению поддержки в радостный момент.

  • Письмо-приглашение (Letter of Invitation)

Письмо-приглашение используется для официального запроса лица или группы поучаствовать в событии, мероприятии, встрече или иной активности. В письме обычно указывается дата, время и место происшествия, а также конкретные детали, связанные с участием.

  • Письмо-заявление (Application letter)

Письмо-заявление - это письменный документ, где кандидат выражает интерес и представляет свою кандидатуру 👨‍✈️ на конкретную позицию в компании или учреждении. В письме обычно содержатся личные сведения, образовательные и профессиональные достижения, а также аргументы, подтверждающие соответствие кандидата требованиям вакансии.

  • Письмо-предложение (Commercial Offer)

Письмо-предложение – официальное сообщение, где компания или лицо представляют коммерческое предложение. В письме указываются условия, стоимость товаров или услуг, срок действия и другие ключевые аспекты.

  • Письмо-извинение (Letter of Apology)

Используется для выражения подлинного сочувствия 😖 за неправильные действия или недоразумения. В письме четко признается ошибка, выражаются извинения и возможные меры, которые будут приняты для исправления ситуации.

  • Письмо-отказ ❌ (Refusal letter)

Используется для отказа в предоставлении услуг, решении проблемы или принятии запроса. В письме вежливо и четко объясняются причины отказа, предоставляется разъяснение или альтернативные варианты, если это возможно.

Структура делового письма

Структура бизнес-письма на английском определяет эффективную коммуникацию в бизнес-среде. Каждый элемент играет немаловажную роль и служит конкретной цели. Рассмотрим более детальное оформление письма на английском, учитывая значение каждой части для логической и понятной структуры, способствуя достижению целей отправителя:

1. Имя отправителя и адрес (Name and Address of Sender)

В этом разделе указывается имя отправителя и его полный адрес. Это придает письму официальный вид и идентифицирует вас как отправителя.

John Doe

123 Web Street

555-1234

Liverpool, L1 0AB

Джон Доу

123 Веб Стрит

555-1234

Ливерпуль, L1 0AB

2. Дата (Date)

Установка точной даты 📅 написание письма. Это важно для определения временного контекста и поддержки документальности письма. Обратите внимание на формат указания даты (американский или британский).

June 7, 2023

7 июня 2023

3. Имя получателя и адрес (Name and Address of Recipient)

Указывается имя и полный адрес получателя письма. Это важно для правильной адресации и обеспечения того, что письмо попадет к верному адресату.

ABC Design

Manchester, M2 3HZ

456 Creativity Avenue

ABC Design

Манчестер, M2 3HZ

456 Улица Креативности

4. Приветствие (Salutation)

Формальный ввод письма обычно начинается словом "Dear" (Уважаемый), за которым следует имя или должность адресата.

Dear Hiring Manager,


I am writing to express my interest in the Web Designer Position role advertised on your company's website. With a background in Web Design, I am confident in my ability to contribute effectively to your team at ABC Design.

Уважаемый менеджер по персоналу,

пишу, чтобы выразить свою заинтересованность во вакансии веб-дизайнера, которая размещена на веб-сайте вашей компании. С моим опытом в веб-дизайне, я уверен в своей способности эффективно внести свой вклад в вашу команду в ABC Design.

5. Основная часть (Body)

Главная часть письма, где содержится основная информация или содержание. Раскрывается суть письма, представление информации, аргументация, просьба или выражение мнений.

During my previous experience at Tech Innovators Ltd, I honed my skills in responsive web design and user interface development. I am particularly drawn to ABC Design because of its reputation for innovative and visually compelling websites, which resonates with my professional aspirations.

Во время моей предыдущей работы в Tech Innovators Ltd, я усовершенствовал свои навыки в реагирующем веб-дизайне и разработке пользовательского интерфейса. Особенно меня привлекает ABC Design из-за его репутации за инновационные и визуально увлекательные веб-сайты, что проявляется в моих профессиональных амбициях.

6. Итог (Closing)

Заключительная часть письма, в которой подводится итог основного содержания. Может включать в себя благодарность, выражение чаяний или указание дальнейших шагов.

I am enthusiastic about the opportunity to contribute to the continued success of ABC Design. Enclosed, please find my resume for your consideration. I am available at your earliest convenience for an interview and would welcome the opportunity to discuss how my skills align with the needs of your team.

Я в восторге возможностью способствовать дальнейшему успеху ABC Design. Вдобавок, добавляю свое резюме для вашего рассмотрения. Я готов к собеседованию в удобное для вас время и буду рады возможности обсудить, как мои навыки отвечают потребностям вашей команды.

7. Прощание (Farewell)

Формальное прощание 🖐 указывает на завершение письма и может содержать определенный тон в соответствии с отношениями с адресатом.

Thank you for considering my application. I look forward to the possibility of joining your team and contributing to the continued success of ABC Design.

Спасибо за рассмотрение моей заявки. Я надеюсь на возможность присоединиться к вашей команде и содействовать дальнейшему успеху ABC Design.

8. Подпись (Signature)

Место для подписи ✒️ отправителя. Обычно его печатают, если письмо составлено на компьютере, и оставляют место для ручной подписи, если письмо изучается вручную.

Best regards, John Doe!

С уважением, Джон Доу!

9. Приложения (Enclosures)

Если к письму приложены приложения (например, документы или файлы), это указывается в разделе "Приложения" для полноты информации.

Please find attached my resume for your consideration.

Пожалуйста, найдите прикрепленное мое резюме для вашего рассмотрения.

Общие правила написания бизнес-писем

В современном бизнес-мире эффективное написание бизнес-писем – ключ для успешной коммуникации. Лаконичность, профессионализм и правильный тон оказывают существенное влияние на впечатления от вас или вашей компании. Просмотрим правила написания письма на английском для эффективной коммуникации:

  1. Пишите лаконично, выбирайте только основные идеи.

  2. Будьте внимательны к грамматическим и орфографическим аспектам 📝.

  3. Структурируйте письмо логически, используйте абзацы для четкости.

  4. Уделяйте внимание деталям и проверяйте правильность данных.

  5. Соблюдайте правильный формат и официальные поздравления.

  6. Выбирайте формальный тон, будьте вежливы и внимательны в высказываниях.

Эти принципы станут основой, чтобы эффективно написать деловое письмо на английском.

Лайфхаки по написанию делового письма

Написать деловое письмо на английском может стать проще, если учесть несколько ключевых лайфхаков:

  • Простота текста. Используйте простые слова и избегайте терминов для понимания широкого аудиториума.

  • Избегайте жаргона и сокращений. Сохраняйте профессиональный тон, избегая слов, которые могут вызвать неуважение.

  • Четкая структура. Используйте лаконичные заголовки и абзацы для легкой читабельности.

  • Начинайте положительно 🤗. Избегайте негатива в начале письма для улучшения общего настроения общения.

  • Не экспериментируйте с форматом. Выбирайте классический бизнес-формат для письма, упрощая восприятие информации.

Начало официального письма

Деловое письмо на английском, в частности, его начало критически влияет на впечатление и тон общения. Главная цель введения - обратиться к получателю с уважением и передать основную информацию. Владение адекватными словами и фразами является ключом к корректному написанию делового письма:

Фразы для начала официального письма

Перевод

Dear Sir/Madam,

Уважаемый Господин/Госпожа,

I am writing to inform you that...

Пишу, чтобы сообщить вам, что...

I trust this message discovers you in good spirits.

Верю, что вы хорошо себя чувствуете.

I am pleased to impart to you…

Имею удовольствие поделиться с вами...

I trust this letter finds you in good health.

Верю, что вы сейчас с вами все хорошо.

I am contacting you regarding…

Обращаюсь к вам с вопросом...

We are excited to announce...

Мы с радостью объявляем...

We are writing to enquire about…

Мы пишем, чтобы узнать…

We are writing to complain about…

Пишем, чтобы пожаловаться на…

I am reaching out to you due to the following matter.

Я обращаюсь к вам по поводу следующего дела.

I am writing to ask whether you could…

Я пишу с целью спросить, не могли бы вы…

It would be helpful if you could send us…

Было бы любезно с вашей стороны, если бы вы могли послать нам…

I am reaching out to you about the position of...

Обращаюсь к вам по поводу должности...

I am thrilled to share the news that...

Я в восторге поделиться новостью, что...

I am writing to provide you with an update on...

Пишу, чтобы предоставить вам обновление...

I wanted to extend my appreciation for...

Хотел бы выразить свою благодарность за...

Окончание делового письма

Официальное письмо на английском имеет свою особую заключительную часть – этап, формирующий последнее впечатление. Важно не только для формального окончания, но и для передачи нужной информации или благодарности:

Фразы для окончания делового письма

Перевод

Please find enclosed (for letters)/attached (for emails).

В приложение (для писем)/(для емейлов).

Sincerely,

С уважением,

Kind regards,/ Warm regards,/ Regards,

С уважением,

I eagerly await your prompt response.

С нетерпением жду вашего оперативного отзыва.

I would appreciate your immediate attention to this matter.

Я буду признателен за ваше немедленное внимание к этому вопросу.

Looking forward to hearing from you at your earliest convenience.

Ожидаем вашего ответа при первом удобстве.

Once again, thanks for your attention and your valuable time.

Еще раз спасибо за ваше внимание и драгоценное время.

Your prompt and efficient assistance is genuinely appreciated.

Ваша оперативная и эффективная помощь искренне признательны.

I am sincerely grateful for your cooperation in this matter.

Искренне благодарен за ваше сотрудничество в этом вопросе.

I look forward to the opportunity to delve into this matter further with you.

Ожидаю возможности более подробно обсудить этот вопрос с вами.

I remain at your disposal for any additional queries or clarifications.

Я остаюсь в вашем распоряжении для любых дополнительных вопросов или разъяснений.

Please do not hesitate to contact me./ Please feel free to contact me.

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.

Keep me posted/informed.

Держите меня в курсе.

Написание ответного письма

Когда вы пишете формальное письмо на английском 🔙:

  • укажите ваше имя, должность и компанию;

  • выразите благодарность за полученную информацию или материалы;

  • опишите кратко, почему вы пишете это письмо в ответ;

  • структурируйте ответы на поставленные вопросы в логическом порядке;

  • если есть сомнения или вопросы, на которые вы не можете ответить, честно сообщите об этом и укажите, что вопрос будет передан ответственному лицу.

  • закончите письмо выражением благодарности за внимание и выразите надежду на дальнейшее сотрудничество или решение вопросов.

Оценить статью

  • 0

Оставьте комментарий

Банер